Функции ДСВ:
- обеспечение своевременного и качественного предоставления услуг обучающимся по принципу одного окна;
- информационная поддержка обучающимся в построении образовательной траектории;
- предоставление информации и оказание услуг по запросу обучающихся (прием и регистрация заявлений; рассмотрение и обработка заявлений; прием заявок на все виды оформления документов (справки, академическая справка, транскрипт и т.д.);
- обеспечение информационной открытости и прозрачности учебного процесса, оптимизация сервисных услуг, формирование культуры взаимного уважения и создания среды, нетерпимой к проявлениям коррупции;
- коммуникация со студентами по предоставлению государственных услуг, услуг по административным, образовательным, социально-бытовым и консультативным вопросам.
Функции ФРОНТ-офиса:
- консультирование обучающихся по академическим вопросам;
- прием, регистрация и передача документов от студентов в целях последующей обработки для оказания государственных и внутри университетских услуг;
- своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению, а также контроль за сроками исполнения документов;
- регистрация и выдача справок, подтверждающих факт обучения и транскриптов обучающимся.
Функции отдела статистики:
- обеспечение своевременного сбора и сопоставления данных периодической статистической отчётности;
- осуществление накопления, систематизации, обработки цифровых данных статистического учета;
- подготовка справок на основе данных статистического учета и оформление статистической отчетности;
- свод данных по контингенту студентов, составление отчетов, представление статистических данных по запросу руководства и подразделений университета.
Функции офис Регистратора:
- систематизация каталога элективных дисциплин образовательных программ;
- разработка Путеводителя студента;
- составление Академического календаря университета на учебный год;
- проведение регистрации и перерегистрации на дисциплины в соответствие с образовательными программами и рабочими учебными планами специальностей;
- регистрация индивидуальных учебных планов обучающихся;
- формирование академических потоков обучающихся на основании результатов регистрации;
- формирование академических групп и потоков на основе выбора обучающимися образовательной траектории обучения;
- организация составления расписания промежуточного и итогового контроля для всех форм обучения;
- анализ итогов контрольных недель, экзаменационных сессий с разработкой мероприятий по улучшению;
- расчет академического рейтинга обучающегося;
- формирование и хранение записей академической успеваемости;
- организация летнего семестра для удовлетворения потребностей в дополнительных видах обучения и ликвидации академической задолженности обучающимися;
- организация своевременной подготовки и осуществления приказов по студенческому контингенту в разрезе факультетов/ВШ университета.
Функции офиса студента:
- прием документов обучающихся, поступивших на 1 курс;
- доархвное хранение личных дел обучающихся;
- прием документов обучающихся, переведенных или восстановленных из других вузов;
- регистрация и обработка приказов по личному составу обучающихся;
- ведение электронной базы данных обучащихся;
- хранение документов строгой отчетности.
Права
Сотрудники ДСВ имеют право:
- требовать представление необходимой информации для решения задач ДСВ от всех подразделений университета в рамках их компетентности;
- пользоваться услугами отделов университета;
- представлять предложения Председателю Правления-Ректору ЮКУ о поощрении сотрудников и своевременно информировать о нарушении правил внутреннего трудового распорядка сотрудниками, находящиеся в подчинении директору ДСВ;
- собирать и проводить оперативные совещания с подчиненными, преподавателями, деканами, зам.деканов, заведующими кафедрами, эдвайзерами, тьюторами по вопросам регистрации обучающихся и организационной деятельности.
- директор ДСВ вправе представлять предложения Председателю Правления-Ректору ЮКУ и курирующему проректору о поощрении сотрудников за своевременное и качественное выполнение функций и задач и своевременно информировать о нарушении правил внутреннего трудового распорядка сотрудниками, находящимися в подчинении руководителя.
Ответственность
Сотрудники ДСВ несут ответственность за:
- несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач регистрации и учета движения обучающихся, предусмотренных настоящим ПП;
- несвоевременное и некачественное представление информации председателю Правления-ректору ЮКУ, проректорам;
- недостоверность и неполноту академической истории обучающихся;
- некачественную организацию промежуточного, текущего и итогового контроля качества знаний обучающихся;
- не обеспечение точности, конфиденциальности, полноту всех записей обучающихся;
- не предоставление достоверной информации;
- нарушение этики отношений с сотрудниками университета;
- нарушение правил охраны труда, техники безопасности, коммерческой и служебной тайн;
- нерациональное использование рабочего времени, трудовых, материальных, информационных и технических ресурсов;
- нарушение устава и других внутренних нормативных документов университета;
- несоблюдение Правил кредитной технологии обучения.
Ответственность за разработку ПП, а именно за его содержание, структуру, оформление в соответствии с требованиями СМК ЮКУ ПР 4.02-2020 утверждение и внедрение несет директор ДСВ.
За внесение изменений в оригинал и копии несет ответственность руководитель подразделения-разработчика.
Ответственность за доведение до сведения соответствующих сотрудников ДСВ утвержденного ПП несет директор ДСВ. Запись об ознакомлении должна быть оформлена в «Лист ознакомления» (Приложение А).
Ответственность по охране труда и техники безопасность возлагается на директора ДСВ.
Ответственность сотрудников ДСВ устанавливается соответствующими должностными инструкциями.
Взаимодействие с другими подразделениями
Для выполнения функций и реализации прав сотрудников ДСВ взаимодействует с факультетами, высшими школами, кафедрами и структурными подразделениями университета с целью выполнения разработки необходимой документации по кредитной системе обучения.